Motivação versus Procrastinação, e os respectivos resultados

Nos últimos meses, muitas coisas que tenho feito e visto me fizeram refletir sobre produtividade, sobre o que motiva e o que atrapalha a nossa rotina de trabalho, e como tudo isso reflete na nossa imagem e nosso sucesso profissional. Basta ver as últimas entradas aqui no blog. Hoje vou reunir mais algumas reflexões e informações sobre isso.

Recentemente, concluí a tradução de um livrinho sensacional, que teve grande impacto em mim. Rework, escrito pela empresa de desenvolvimento de software 37 Signals. No site do livro é possível ler alguns dos capítulos em PDF.

Adorei fazer essa tradução, com a qual também aprendi muito. O livro vai ser publicado pela Sextante em algum momento em 2011, ainda não sei com que título.

Pequeno, com capítulos minúsculos, escrito em linguagem simples e direta, permeado de ilustrações, ele se destina a empresários ou gente que deseje começar um negócio, ou talvez nem isso. Mas é muito diferente de qualquer outro livro do tipo auto-ajuda empresarial que há por aí. Ele desmistifica muitas noções sobre negócios que vivemos ouvindo e diz umas boas verdades, mas sempre com muito bom senso e uma franqueza quase excessiva. Praticamente todos os assuntos abordados no livro podem ser aplicados a profissionais autônomos também, sobretudo aos tradutores que têm empresa. Eu me vi refletida em muitos capítulos -- ou vi meu passado, minha formação, empregos anteriores, colegas. Mesmo em situações típicas do dia-a-dia em um escritório, que não têm nada a ver comigo, eu vi ali parentes e amigos. Recomendo muito a leitura e posso garantir que ela vai ter impactos positivos sobre a rotina e o aspecto administrativo do trabalho de qualquer tradutor.

Há reflexões valiosas sobre a preparação e o lançamento de novos empreendimentos, divulgação, conceitos de negócios, uso de tecnologia, cooperação à distância, concorrência, e muito sobre produtividade e motivação. Não quero entregar o ouro aqui, mas muita coisa me marcou. Nem tudo é novidade, mas dito de uma forma tão eloquente, com ótimos exemplos reais, o texto acaba reforçando o que a gente no fundo já sabe, além de nos dar alguns merecidos tapas na cara. Por exemplo:

• Tudo o que se faz, diz, escreve, cada telefonema, cada nota fiscal, cada email -- tudo -- é marketing.
• Ser workahólico, virar noites e fins de semana, dormir pouco e comer mal, e ainda se orgulhar disso, no fim das contas é ser incompetente, desorganizado, atrapalhado. Trabalhar muito nada tem a ver com trabalhar bem.
• Ter ideias brilhantes ou fazer grandes planos não é mérito algum; o que realmente faz a diferença é realizar de fato uma sucessão de pequenas boas ideias, diariamente.
  
• As ferramentas atuais de interação revalorizaram a escrita -- emails, mensagens de texto, sites, blogs. A comunicação deve ser eficiente, clara, informativa. Escrever bem é fruto da clareza e da organização dos pensamentos; portanto, ao recrutar parceiros, dê preferência a quem escreve bem. (O que entre tradutores é importante ao quadrado!)
• Quer ser imune à concorrência? Faça com que seu produto seja você mesmo, algo que só você é capaz de fazer, o seu jeito de ser, algo inimitável. Não apenas o resultado do seu trabalho, mas toda a experiência de se trabalhar com você. (Outra que se aplica mais ainda aos tradutores, em contraposição a empresários de outras áreas.)
• Para se destacar e ter diferencial, compartilhe e ensine. Quanto mais as pessoas queiram fazer aquilo que você faz, do jeito que você faz, mais você se estabelece como líder.
  
• Nosso grande inimigo são as interrupções; só rendemos quando conseguimos trabalhar durante um tempo sem nenhum tipo de interrupção, portanto é preciso programar períodos de trabalho assim.
• O que impulsiona a produtividade é a motivação, e esta é fruto de diversos fatores, entre eles um ambiente propício, metas atingíveis e pequenos sucessos diários -- mais sobre esta questão em seguida.

E muito, muito mais. De novo, recomendo a leitura.

Também recentemente, participei de uma convenção para pequenos empreendedores organizada pela prefeitura aqui de Toronto. Confesso que de início não dei muito crédito -- uma coisa assim pública, de graça... sei lá, né? Mas foi excepcional. Palestras ótimas, começando com um dos diretores da Google no Canadá, e com muitos painéis sobre mídia digital, ferramentas de marketing e negócios, etc. Em um salão cheio de computadores, voluntários ajudavam quem quisesse aprender e abrir contas em Twitter, LinkedIn e outros sites de networking. Ao fim do dia, saí de lá com energia total para melhorar minha produtividade, selecionar melhores clientes, fazer parcerias mais produtivas.

E nem sei dizer por que, mas tenho a impressão de que só essa motivação, essa vontade de ser eficaz, de reforçar as coisas que eu claramente venho fazendo direito e corrigir o que não está legal, já gera resultados positivos, mesmo que a gente não faça nada muito notável. Acho que só o fato de estabelecermos certas prioridades ou termos certos aspectos mais claros na cabeça já se traduz em produtividade -- e eficácia e produtividade se traduzem em elogios, serviços melhores, mais dinheiro, mais tempo para fazer o que a gente gosta, e tudo isso produz mais motivação, é claro.

Falando em motivação, descobri hoje, através de um link no Twitter, esta palestrinha belamente ilustrada sobre os resultados de uma pesquisa a respeito de motivação -- que tipo de recompensa gera bons resultados, nos faz vencer desafios. Estilo TED Talk, curta e direta. De novo, no fundo não diz nada que a gente já não saiba ou intua, mas ver isto me encheu de entusiasmo:



Não é a mais pura verdade? Já presenciei na pele dilemas, debates e vivências sobre escolhas profissionais pouco apaixonantes com uma enorme compensação monetária versus escolhas que dão mais satisfação pessoal e profissional com pouco retorno financeiro, e cada vez mais sou partidária incondicional da segunda opção. Até porque um trabalho que conte com uma boa dose de motivação, que seja prioridade, que faça sentido, inevitavelmente gera retorno financeiro também -- e, como bem mostra o vídeo, a partir de certo ponto um retorno financeiro maior por si só não aumenta a motivação, muito pelo contrário.

Há também uma diferença crucial nas diferentes posturas que eu observo em aspirantes a tradutores -- por exemplo, em alunos dos meus cursos ou nos inúmeros e-mails que recebo de estudantes de tradução pedindo todo tipo de opinião, conselho ou ajuda.

Há gente que, ao primeiro contato, antes mesmo de tentar traduzir alguma coisa, logo demonstra estar afoita por saber quanto vai ganhar por mês. Tem que ser muito. Tem que ser já. Em geral, essas mesmas pessoas querem saber que áreas são fáceis de entrar, têm serviço molezinha e salário alto garantido. Não é raro ouvirmos alguns mitos bem disseminados por aí, como o de que os tradutores juramentados ganham somas abissais de dinheiro por mês traduzindo umas bobagens tipo carteira de motorista, ou que bom mesmo é legendar pornografia, pois só tem gemido e você ganha uma nota por minuto de filme. Sim, claro. Deve ser por isso que tantos dos meus colegas são magnatas da indústria da pornografia, e meus amigos tradutores juramentados moram em iates, e só eu não me dei conta disso ainda. Enfim, o fato é que quase sempre quem tem esse tipo de preocupação como foco central ao planejar a carreira não é quem vai passar meia hora imerso em dicionários tentando chegar à tradução perfeita para uma expressão, nem quem costuma "perder tempo" se dedicando a cursos longos e aprofundados, nem iniciar na profissão disposto a ralar muito por pouco dinheiro no começo. Não é por acaso que não são essas as pessoas que tendem a alcançar o tipo de sucesso profissional que alvejavam.

Outros, os que me chamam a atenção positivamente, querem se aperfeiçoar. Querem estudar mais, ler mais, fazer mais exercícios, querem que você recomende outros cursos. Existe uma paixão por trás do que fazem, além da busca incansável pelo aprimoramento técnico -- que é algo bem mais maçante e menos emocionante do que a "paixão por línguas". Muitas vezes eu mantenho contato com essas pessoas, e é com prazer que vejo o sucesso que alcançam na profissão. Viram ótimos colegas. E o interessante é que muitas vezes se surpreendem, acham que tiveram sorte ou não pensam que fizeram nada demais. Foi exatamente o que aconteceu comigo. Mas agora que eu tenho a perspectiva do docente, a diferença é muito clara. As pessoas assim são minoria, sim, e decolam porque têm a motivação impulsionada pelas prioridades certas, as quais as levam a não medir esforços para se aprimorar. Elas embarcam na profissão tendo como objetivo serem excelentes profissionais durante toda a vida, e não traçando como meta uma poupança recheada de dinheiro e uma aposentadoria precoce. A diferença entre esses valores é gritante.

Para finalizar, chego ao nosso pior inimigo: a procrastinação. Quem não sofre disso que atire a primeira pedra. A gente precisa passar o dia inteiro conectado, fácil de ser encontrado por clientes e colegas, antenado, precisamos responder rapidamente a emails, precisamos estar por dentro de notícias e debates, vamos lá ajudar alguém a solucionar uma dúvida no Facebook e nos deparamos com um álbum de fotos da viagem, aí alguém ri da tradução em um vídeo no YouTube... 1h45 depois, você se pergunta por que é mesmo que está assistindo o terceiro episódio antigo dos Trapalhões. E o serviço está atrasado.

Sem falar daquela segunda-feira de manhã, quando você respira fundo e abre os arquivos da próxima revisão de 35 páginas de um texto sobre química, e subitamente aquele é o momento ideal para organizar a sapateira por cores ou limpar todos os vidros da casa, antes que fiquem muito sujos. (Ou atualizar o blog...)

Às vezes a procrastinação é mais descarada, às vezes fica camuflada de pesquisa ou se confunde com a hora do cafezinho. De qualquer forma, se formos sinceros, todos nós sabemos que enrolamos mais do que deveríamos, que muitas vezes perdemos o controle sobre o tempo de descanso. Aí bate a culpa e trabalhamos até as 3h da manhã, pulamos refeições. E, quando vamos ver, caímos no ciclo vicioso do workaholismo ineficiente, que pode acabar comprometendo a qualidade.

Foi justamente quando eu estava pensando sobre esses assuntos que me deparei com este artigo, sobre as razões evolutivas, neurológicas e comportamentais por trás da procrastinação, e por que ela parece nos sabotar de formas tão eficazes. Ele traz algumas dicas para enganarmos nosso próprio cérebro, ou ao menos não nos deixarmos enganar. Outra leitura que vale muito a pena.

Esse texto cita Dan Ariely, um estudioso do comportamento humano associado à economia que já deu palestras ótimas no TED. Acabo de comprar o livro de autoria dele chamado Predictably Irrational. No site dele há links para podcasts que ele fez sobre os vários capítulos. Ainda não sei bem como relacionar tudo isso ao universo da tradução, mas toda essa discussão tem me atraído imensamente e sinto que ainda vai me trazer algo de útil -- nem que sejam boas reflexões e recomendações de leitura.

Agora, ao trabalho!

Controle de produtividade

Experiências recentes me levaram a assumir meu mau desempenho, em termos de produtividade, quando encaro projetos longos como a tradução de um livro. Percebi que gosto de novidades, mergulho de cabeça em todo projeto novo, e, como a imensa maioria do que faço dura no máximo 3 ou 4 dias, minha produtividade é muito alta. Mas em qualquer projeto que se estenda mais do que 2 ou 3 semanas, eu começo a me entediar ou me interessar por outras atividades.

Traduzi alguns livros recentemente e, invariavelmente, minha produtividade é um U: altíssima nos primeiros 3 ou 4 dias, quando tenho a impressão de que vou terminar muito antes do prazo. Então relaxo, começo a aceitar outros serviços menores ou dou um curso, e vou tocando a tradução com produtividade baixa até finalmente perceber que, com o prazo restante, vai ser quase impossível terminar tudo. Por sorte eu tenho pânico de atrasar a entrega de um serviço, então esse "quase" sempre me salva. Então, em questão de duas semanas, produzo tudo o que não produzi em dois meses. Final feliz, mas termino exaurida. Após umas 4 ou 5 experiências recentes assim, passei um ano cumprindo minha promessa para mim mesma de que não encararia mais projetos longos.

Só que aí um bom cliente me ofereceu um livro interessante e eu negociei um aumento no valor da lauda. Fiquei tentada, mas sabia o que me aconteceria. Então criei ESTA PLANILHA. Já tinha visto outras planilhas de controle de produtividade, mas as achei complicadas. Eu precisava de algo simples, para atualizar todo dia e não perder ainda mais tempo lidando com ela.

A usei desde o primeiro dia da tradução do meu último livro. Fiz outras traduções ao mesmo tempo e fui dar um curso presencial em São Paulo, mas mesmo assim cumpri o prazo sem pânico no final. Gostei e pretendo usá-la em outros projetos grandes. Os princípios são os seguintes:

• Configure a planilha antes de iniciar o trabalho: calcule o total de palavras ou laudas a serem traduzidas (coluna A); calcule os dias úteis de prazo (coluna B); insira o valor unitário da lauda ou palavra (coluna G, na função da equação). O restante a planilha calcula sozinha. (Há valores aleatórios já inseridos, senão as equações dão erro. Insira os valores do seu projeto.)
  
• A partir do primeiro dia útil do prazo, abra a planilha todos os dias. Pode até ser no começo do dia, mesmo que você não vá fazer aquela tradução naquele momento. Só ver a planilha aberta já cria uma certa obrigação.
• Todos os dias úteis, você deve aumentar um dia na contagem de dias passados (coluna E), mesmo que não traduza nada. Sugiro registrar o dia passado ao fim do dia, antes de fechar a planilha.
• Caso tenha trabalhado no projeto, registre o número de palavras ou laudas traduzidas naquele dia. A planilha automaticamente atualizará a média de palavras ou laudas por dia útil que você cumpriu até então, quanto dinheiro você ganhou, quantas palavras restam, quantos dias úteis restam, e a média diária que você precisa cumprir para terminar o trabalho dentro do prazo.
• Então, basta ir monitorando a média diária a cumprir (coluna J): nunca deixe que ela fique alta demais. Enquanto ela estiver batendo com a média cumprida, está bom. Não se esqueça de que esse valor é uma média a ser cumprida todos os dias, e não um valor absoluto. Além disso, por se tratar de uma média, o impacto é maior quando restam poucos dias. Se, por exemplo, você tem 100 dias de prazo, não produzir nada durante dois dias não vai alterar significativamente a média a cumprir. Mas, quando faltam 7 dias, cada dia não cumprido implica uma sobrecarga alta na média dos dias restantes.
  
• Lembre-se de que é preciso tempo para revisar o trabalho. Eu gosto de revisar aos poucos, não tudo de uma vez ao final. Você pode optar por revisar nos fins de semana ou só ao fim do projeto. Neste caso, sugiro que calcule um número menor de dias úteis para a tradução, deixando um certo número de dias só para revisão.
• Caso seja necessário, os fins de semana podem ser usados para aumentar a média sem aumentar um dia útil.

O que mais funcionou para mim, e que recomendo para quem já se viu alguma vez virando fins de semana em pânico, é: seja pessimista. Só porque você produziu 5000 palavras num dia ótimo, não quer dizer que vai conseguir manter essa média durante um mês. Eu sempre faço o possível para negociar prazos confortáveis, e no caso do meu último livro o segredo foi estabelecer e cumprir uma média relativamente baixa, que eu conseguia realizar em meio dia de trabalho, mas com constância. Mesmo quando passei duas semanas quase sem mexer no livro, eu abria a planilha todos os dias e marcava mais um dia útil, monitorando a média que precisaria cumprir, que ainda assim era viável. Em suma: planeje-se bem e procure ser constante. Deixe a adrenalina para o parque de diversão.

A planilha me ajudou bastante e espero que ajude a outros. Fique à vontade para modificá-la para que ela atenda às suas prioridades ou às particularidades do seu projeto.

Caso tenha perdido o link que eu pus lá no meio do texto, baixe a planilha de controle de produtividade aqui.

Meu caderno de serviços

Entre colegas, já comentei duas ou três vezes sobre um caderno que uso para registrar meus serviços, e achei que merecia uma explicação mais completa. Não se trata de nenhum método muito rigoroso, nem muito menos de uma recomendação sobre a melhor forma de monitorar serviços. Simplesmente é o jeito que fui adotando e comigo dá muito certo.

Há vários anos eu não tinha método nenhum. Chegava algum e-mail com um pedido de orçamento, eu fazia, mandava, deixava o e-mail lá e pronto. Quando alguém telefonava, eu anotava em um papel (normalmente um caderno todo rabiscado que eu usava para tomar notas sobre qualquer coisa). Os pedidos não eram tantos e não havia risco de eu me confundir, de acabar esquecendo de cuidar de algum serviço, nada disso. Eu também só trabalhava sozinha, sem parceiros.

O tal caderno rabiscado, geralmente grandão, ficava sempre na frente do computador. Eu simplesmente ia anotando qualquer coisa nele: números de telefone, cálculos de valores, termos para pesquisar, recados, etc. Quando uma página enchia, eu virava. Semanas ou meses depois, se eu precisasse procurar qualquer uma dessas informações, simplesmente ia voltando as páginas até encontrar.

Mas, à medida que o ritmo de trabalho e o tamanho dos projetos foram crescendo, como já dá para imaginar, o tal cadernão foi ficando confuso demais. Era difícil achar informações passadas. Não havia risco de perder prazos ou não controlar pagamentos, pois desde a faculdade eu uso um Palm como agenda, com tudo de importante lá dentro, e sempre o mantive minuciosamente atualizado com tudo o que tenho o que fazer cada dia. A questão é que sempre há diversas informações, anotações e cálculos que eu não registrava sistematicamente, até porque não sabia onde fazer isso.

Então um dia comprei um caderno de páginas não muito grandes (acho que o tamanho é A5, a metade daqueles cadernos universitários), mas com muitas folhas. Azul, com uma capa plástica semi-dura meio chamativa, para se destacar dos demais. Estou com ele aqui: foi comprado bem no fim de 2006, com o primeiro registro feito em 3 de janeiro de 2007.

Estabeleci algumas regras:

• Ele serve exclusivamente para anotar novos pedidos de serviços. Qualquer outro tipo de anotação deve ser feito em outro lugar (continuei tendo um caderno para rabiscos aleatórios, mas nada que precisasse ser registrado de forma mais permanente).
• Cada novo pedido é anotado em uma nova página.
• Informações obrigatórias: data do pedido (no canto superior), instituição e pessoa que fez o pedido, dados de contato, tipo de serviço, línguas envolvidas. Isso ocupa a metade superior de cada página e eu anoto imediatamente ao receber um e-mail ou telefonema, mesmo sem saber no que o pedido vai resultar.
• O cálculo que eu faço para chegar ao orçamento fica explícito no caderno: quantas palavras ou minutos de filme, que valores estou calculando (muitas vezes faço dois ou três cálculos de preços e depois decido qual fornecer ao cliente dependendo de outras condições do serviço), o prazo, e qual o orçamento final que forneci.
• Anoto também outros detalhes que podem ser importantes, geralmente a lápis ou com alguma outra cor. Comentários tipo: "técnico", "urgente", "contratar revisor", "repetitivo", "cliente manda glossário", etc.
• Após a resposta do cliente ou outras interações, vou anotando os resultados em vermelho: "OK" para cada item de prazo e orçamento, se enviei o contrato e se ele foi assinado. Anoto se o serviço foi recusado ou cancelado, ou se após vários dias não obtive mais resposta. Também anoto quando enviei cada serviço e, finalmente, quando ele foi pago.
• Se por acaso faço alguma parceria, anoto também os dados do que foi combinado, as obrigações do parceiro para comigo e as minhas para com ele.
• Para cada serviço concluído com sucesso -- enviado, pago, finalizado -- traço duas linhas vermelhas grossas no canto inferior da página. Assim, de tempos em tempos eu dou uma folheada e monitoro se cada página está "fechada". Se não está com as duas linhas vermelhas, em geral é porque algum cliente não deu mais sinal de vida, e isso precisa ficar registrado.
  

É claro que eu passo para o Palm os compromissos combinados, meus prazos, datas em que devo receber pagamentos, etc. Mas tudo o que eu preciso saber sobre o serviço está em uma página do caderno.

Além disso, para qualquer projeto de maior porte, que inclua um número grande de arquivos, uma equipe de mais de duas pessoas, várias tarefas simultâneas ou várias datas, naturalmente eu crio uma planilha no Excel, que tem muitos recursos importantes e é fácil de atualizar e compartilhar.

Mas o caderno, essa coisa analógica e antiquada, tem algumas vantagens que sistema computacional nenhum oferece:

Primeiro, ele é "somente para os meus olhos". Justamente, o objetivo é não compartilhá-lo com ninguém, nem mesmo por acaso. O lugar dele é na frente do meu monitor. Se viajo, ele vai comigo. Uma espécie de "meu querido diário".

Segundo, é uma maravilha para ter um panorama histórico do meu trabalho. Basta folhar as páginas para ter uma ótima noção da frequência dos pedidos, da proporção de serviços bem-sucedidos, da média de valores, etc. Posso tanto observar um dado período ou o perfil de algum cliente em particular. Para mim, virou uma ferramenta imprescindível para saber quando ajustar valores.

Terceiro, essa natureza de palimpsesto da folha de papel é fundamental. A partir dos dados básicos, eu volto anotando novas informações, mudanças ou atualizações: o prazo mudou, o cliente fez algum acréscimo, o cliente pediu desconto e eu recalculei o valor, o cliente recusou até mesmo meu valor mais baixo, o serviço era um abacaxi sem tamanho então eu acrescentei 20% à minha tarifa mais alta e ainda assim o cliente aceitou (eu faço isso, sim, você não? pois comece a fazer e prepare-se para ter grandes surpresas!)... Etcétera.

Isso tudo me permite observar o histórico de cada cliente ao receber um novo pedido. Sabe aquele que sempre chora um descontinho? Pois então, já dê um orçamento prevendo a choradinha. E o outro que sempre pede serviços urgentes em fins de semana? Outro que precisa de valores baixos mas o serviço é fácil e rápido e ele me indica para clientes interessantes... E assim por diante. O histórico dos parceiros também fica registrado.

No fim do mês passado, meu caderno anterior, que registrou serviços fielmente durante quase três anos, não teve nenhuma página arrancada, quase não contém rasuras e ainda vai ser muito valioso como referência, estava chegando ao fim. Então, no começo deste mês, inaugurei um caderno novo. Decidi me valorizar, então comprei um Moleskine de capa dura, vermelho. Ele tem um marcador de página e um elástico para manter o caderno fechado, ficando mais protegido durante minhas viagens.

Sempre é uma sensação deliciosa inaugurar um caderno novo. Ainda mais um Moleskine, com seus poderes inspiradores. Comecei caprichando, escrevendo em letra bonita com caneta preta dessas de desenho técnico. Logo senti que o novo caderno iria me trazer bons fluidos. Em cinco dias registrei quatro pedidos de clientes já consolidados, todos eles grandes, técnicos e importantes, requerendo o envolvimento de outros profissionais. Respirei fundo e calculei uma tarifa mais alta do que as anteriores. Três serviços foram confirmados.

Moral da história: se você gostou desta ideia e pretende começar seu caderno de serviços, definitivamente eu recomendo um Moleskine vermelho.