4 de julho de 2010

Controle de produtividade

Experiências recentes me levaram a assumir meu mau desempenho, em termos de produtividade, quando encaro projetos longos como a tradução de um livro. Percebi que gosto de novidades, mergulho de cabeça em todo projeto novo, e, como a imensa maioria do que faço dura no máximo 3 ou 4 dias, minha produtividade é muito alta. Mas em qualquer projeto que se estenda mais do que 2 ou 3 semanas, eu começo a me entediar ou me interessar por outras atividades.

Traduzi alguns livros recentemente e, invariavelmente, minha produtividade é um U: altíssima nos primeiros 3 ou 4 dias, quando tenho a impressão de que vou terminar muito antes do prazo. Então relaxo, começo a aceitar outros serviços menores ou dou um curso, e vou tocando a tradução com produtividade baixa até finalmente perceber que, com o prazo restante, vai ser quase impossível terminar tudo. Por sorte eu tenho pânico de atrasar a entrega de um serviço, então esse "quase" sempre me salva. Então, em questão de duas semanas, produzo tudo o que não produzi em dois meses. Final feliz, mas termino exaurida. Após umas 4 ou 5 experiências recentes assim, passei um ano cumprindo minha promessa para mim mesma de que não encararia mais projetos longos.

Só que aí um bom cliente me ofereceu um livro interessante e eu negociei um aumento no valor da lauda. Fiquei tentada, mas sabia o que me aconteceria. Então criei ESTA PLANILHA. Já tinha visto outras planilhas de controle de produtividade, mas as achei complicadas. Eu precisava de algo simples, para atualizar todo dia e não perder ainda mais tempo lidando com ela.

A usei desde o primeiro dia da tradução do meu último livro. Fiz outras traduções ao mesmo tempo e fui dar um curso presencial em São Paulo, mas mesmo assim cumpri o prazo sem pânico no final. Gostei e pretendo usá-la em outros projetos grandes. Os princípios são os seguintes:
  • Configure a planilha antes de iniciar o trabalho: calcule o total de palavras ou laudas a serem traduzidas (coluna A); calcule os dias úteis de prazo (coluna B); insira o valor unitário da lauda ou palavra (coluna G, na função da equação). O restante a planilha calcula sozinha. (Há valores aleatórios já inseridos, senão as equações dão erro. Insira os valores do seu projeto.)
  • A partir do primeiro dia útil do prazo, abra a planilha todos os dias. Pode até ser no começo do dia, mesmo que você não vá fazer aquela tradução naquele momento. Só ver a planilha aberta já cria uma certa obrigação.
  • Todos os dias úteis, você deve aumentar um dia na contagem de dias passados (coluna E), mesmo que não traduza nada. Sugiro registrar o dia passado ao fim do dia, antes de fechar a planilha.
  • Caso tenha trabalhado no projeto, registre o número de palavras ou laudas traduzidas naquele dia. A planilha automaticamente atualizará a média de palavras ou laudas por dia útil que você cumpriu até então, quanto dinheiro você ganhou, quantas palavras restam, quantos dias úteis restam, e a média diária que você precisa cumprir para terminar o trabalho dentro do prazo.
  • Então, basta ir monitorando a média diária a cumprir (coluna J): nunca deixe que ela fique alta demais. Enquanto ela estiver batendo com a média cumprida, está bom. Não se esqueça de que esse valor é uma média a ser cumprida todos os dias, e não um valor absoluto. Além disso, por se tratar de uma média, o impacto é maior quando restam poucos dias. Se, por exemplo, você tem 100 dias de prazo, não produzir nada durante dois dias não vai alterar significativamente a média a cumprir. Mas, quando faltam 7 dias, cada dia não cumprido implica uma sobrecarga alta na média dos dias restantes.
  • Lembre-se de que é preciso tempo para revisar o trabalho. Eu gosto de revisar aos poucos, não tudo de uma vez ao final. Você pode optar por revisar nos fins de semana ou só ao fim do projeto. Neste caso, sugiro que calcule um número menor de dias úteis para a tradução, deixando um certo número de dias só para revisão.
  • Caso seja necessário, os fins de semana podem ser usados para aumentar a média sem aumentar um dia útil.
O que mais funcionou para mim, e que recomendo para quem já se viu alguma vez virando fins de semana em pânico, é: seja pessimista. Só porque você produziu 5000 palavras num dia ótimo, não quer dizer que vai conseguir manter essa média durante um mês. Eu sempre faço o possível para negociar prazos confortáveis, e no caso do meu último livro o segredo foi estabelecer e cumprir uma média relativamente baixa, que eu conseguia realizar em meio dia de trabalho, mas com constância. Mesmo quando passei duas semanas quase sem mexer no livro, eu abria a planilha todos os dias e marcava mais um dia útil, monitorando a média que precisaria cumprir, que ainda assim era viável. Em suma: planeje-se bem e procure ser constante. Deixe a adrenalina para o parque de diversão.

A planilha me ajudou bastante e espero que ajude a outros. Fique à vontade para modificá-la para que ela atenda às suas prioridades ou às particularidades do seu projeto.

Caso tenha perdido o link que eu pus lá no meio do texto, baixe a planilha de controle de produtividade aqui.

12 comentários:

Roberto Bechtlufft disse...

Adorei a ideia. Eu controlava a minha produtividade com um arquivo de texto simples, mas a planilha é mesmo bem mais interessante. Criei a minha própria aqui agora, mas fortemente baseada na sua. Valeu por compartilhar!

Cecilia disse...

Achei muito interessante, Carol. Copiei, vou fazer minhas adaptações e começar a usar. Obrigada por compartilhar!

Carol disse...

Obrigada, pessoal. Espero que faça diferença. Para mim fez muita!

Ana Carolina Konecsni disse...

Olá Carol,

Li seu artigo sobre Controle de produtividade, achei muito bom e gostaria de pedir sua autorização para postá-lo no meu.
http://editoraplus.org/traducao/

Cordialmente,

Ana Carolina Konecsni

Carol disse...

Pode sim, Ana Carolina.

Basta colocar o crédito e um link para o meu blog.

Um abraço,

Maristela Demarco disse...

Oi, Carol! Que ótima sua planilha. Vou aproveitá-la e fazer um upgrade na minha planilha de produtividade. Obrigada por compartilhar. abs,

María del Rosario disse...

Do you happen to have this format either in English or Spanish? I could get the gist out of your article although some of the words are simply not understandable enough for me.
Thank you!

Carol disse...

Hello, María.

I write my blog in Portuguese, but let me know what you need help with about the spreadsheet.

It's basically a control of your daily productivity, making an average and estimating the average you have to keep until the end of the deadline.

You can download the spreadsheet and just come back and ask if you don't understand something, or email me and I can send you an English version of the spreadsheet as soon as I have the time to do it.

Take care.

María del Rosario disse...

Carol, thank you very much for this spreadsheet, it will be so useful for larger project that I get.
I will have to use Babelfish or something like that to get the words right. It is such a pity that you only wirte in portuguese, I can tell you have very interesting things to say about translation.

Thank you, once again!

Marlova disse...

Genial, adorei :)

Roseli disse...

Beem atrasada, mas só pra dizer que essa planilha mudou a minha vida.
Com ela não consigo procarstinar demais...hehehe.
Obrigadíssima!

Carol disse...

Que bom, Roseli!

Mudou bastante a minha também. Os últimos dois livros ficaram prontos sem histeria. Acho que a obrigação de abrir a planilha todo dia e computar mais um dia útil passado vai nos mostrando o quanto temos que melhorar a produtividade antes que a situação fique crítica.

Ou, para quem já é mais disciplinado, ver o dinheirinho aumentando também é um bom estímulo.

Abraço.